DIỄN VĂN VÀ THUYẾT TRÌNH
“Thường thì chúng ta phải mất đến hơn ba tuần để chuẩn bị một bài diễn văn ứng khẩu thật hay”. (MARK TWAIN)
Công việc chuẩn bị cho một bài diễn văn hay thuyết trình được chia ra làm 10 bước.
1. Xác định mục đích của bài phát biểu hoặc bài thuyết trình.
Bạn muốn thuyết phục người nghe làm một việc gì, hay bạn muốn giảng cho họ về một vấn đề? Bạn có muốn họ phải làm một việc gì cụ thể hay không? Bạn muốn khích lệ họ hay thuyết phục họ tin vào một điều nào đó?
2. Xác định người nghe là ai.
Họ đã biết gì về đề tài bạn nói hay chưa? Họ có quan tâm đến đề tài của bạn không? Họ có thành ý với đề tài của bạn không?
3. Bạn phải cảm thấy tự tin và thoải mái đối với đề tài mà bạn sắp trình bày.
4. Xác định xem bạn muốn người nghe biết đến, ghi nhớ hay học tập.
Viết khoảng 25 từ hoặc ít hơn về mục đích bài nói của bạn. Bà Zita C. Montes de Oca - tổ chức Fundacion Mujeres en Igualdad - người Achentina đã phát biểu rất hay như sau:
Điểm mấu chốt là ở chỗ phụ nữ nên nhớ rằng đối thoại (đàm phán) cũng là một công cụ quan trọng để giành quyền lực. Tuy nhiên, khi chuẩn bị phát biểu hay viết ra ý kiến của mình, chúng ta không phải lúc nào cũng có đủ thì giờ để lựa chọn một văn phong phù hợp với mục tiêu của chúng ta. Một việc cũng không kém phần quan trọng so với việc viết bài diễn văn là chiến lược chúng ta dùng để chuyển tải tư tưởng của chúng ta tới công chúng thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng hay xuất hiện trước công chúng.
5. Liệt kê ba điểm chính bạn muốn đề cập trong bài diễn văn. Minh họa cho mỗi điểm đó bằng ít nhất một ví dụ - một câu chuyện hoặc một giai thoại - sẽ tạo ra ấn tượng trong tâm trí người nghe.
6. Phác thảo nội dung của bài thuyết trình, sử dụng lời trích dẫn, số liệu thống kê, ví dụ và các thông tin thú vị khác.
7. Viết phần mở đầu hoặc “nhập đề” cho bài diễn văn.
8. Viết phần kết luận của diễn văn. Bạn nên cố gắng tạo ra một kết thúc có ấn tượng. Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính của bạn.
9. Biết khi nào đến lượt mình phát biểu. Bạn có phải là diễn giả duy nhất hay không? Thứ tự phát biểu của các diễn giả như thế nào? Bạn là người đầu tiên hay cuối cùng phát biểu trong trường hợp có nhiều diễn giả? Sẽ có nhóm các diễn giả hay không?
10. Bạn phải để ý đến khoảng thời gian dành cho phần hỏi đáp. Bạn được dành bao nhiêu thời gian cho phần hỏi đáp?
Bạn cũng nên ghi nhớ một vài điểm nữa khi chuẩn bị phát biểu trước công chúng:
Giới thiệu bạn với công chúng. Việc nhà tổ chức giới thiệu bạn với công chúng là hết sức quan trọng. Bạn phải tự viết phần giới thiệu bản thân và gửi đi trước khi phát biểu, nhưng hãy giữ lại một bản cho bạn. Hãy quyết định xem bạn muốn được giới thiệu như thế nào và bạn muốn cho công chúng biết gì về bạn. Phần giới thiệu phải ngắn gọn, chân thành và thể hiện cá tính.
Kiểm tra lại phòng và trang thiết bị. Phải biết chắc là các thiết bị nghe-nhìn bạn cần đã sẵn sàng và đang trong tình trạng làm việc tốt. Nếu cần thì mang thiết bị của bạn đi. Cố gắng đến địa điểm bạn phát biểu từ trước đó. Nếu không bạn phải đến sớm đủ để chắc chắn là bạn hài lòng với nơi phát biểu. Khi bạn nhận lời mời đến phát biểu thì bạn phải đưa ra luôn yêu cầu về trang thiết bị (micrô, máy chiếu, bục đứng, v.v). (Bạn có thể mang theo máy ghi âm để ghi lại bài phát biểu của mình). Phải chuẩn bị sẵn tình huống thiết bị gặp trục trặc – và dù thế nào đi nữa bạn cũng phải có bài phát biểu tuyệt vời.
Chuẩn bị bài diễn văn. Như bà Aydan Kodaloglu, Tổng giám đốc Hội Mỹ-Thổ ở Ankara, đã nói rằng bà luôn cẩn thận chào thính giả đúng cách, nhận ra nhân vật quan trọng, có địa vị ngay từ khi bắt đầu bài diễn văn. Ngoài ra, bà luôn cố gắng phát biểu rõ ràng, dùng câu đơn giản để bài phát biểu thật NGẮN GỌN.
Bạn chỉ nên đưa ra không quá ba ý chính trong bài diễn văn. Trung bình một bài diễn văn dài khoảng 20 phút. Câu của bạn phải ngắn gọn. Câu càng ngắn gọn đơn giản càng tốt. Nói chung, bài diễn văn của bạn dài khoảng từ 7-10 trang đánh máy. Nguyên tắc chung là 12 dòng đánh máy tương đương một phút phát biểu. Trình bày một trang đánh máy cách dòng đôi sẽ mất hai phút ; năm trang sẽ mất khoảng 10 phút. Tuy nhiên là có sự khác biệt giữa các loại ngôn ngữ.
Xác định rõ bạn sẽ nói trong bao lâu. Cho dù có bao nhiêu thời gian đi chăng nữa thì bạn cũng chỉ nên dùng những câu đơn giản và nói ngắn gọn. Nhà văn hài hước người Mỹ Mark Twain đã rất chí lý khi nói rằng: Bằng lao động vất vả và lương thiện, tôi đã vứt bỏ hết những từ ngữ dài dòng ra khỏi kho từ vựng của mình. Tôi không bao giờ viết từ “metropolis” để kiếm bảy xu trong khi tôi cũng kiếm được ngần ấy tiền khi dùng từ “city”.
Hết sức hạn chế sử dụng con số hay số liệu thống kê. Dùng từ ngữ để minh họa cho con số bất cứ khi nào có thể. Nếu có số liệu thống kê quan trọng thì hãy phát cho mọi người khi bài phát biểu kết thúc.
Luyện trình bày toàn bộ bài diễn văn nhiều lần trước khi phát biểu thật. Bạn phải hoàn toàn nắm chắc bài phát biểu nhưng đừng học thuộc lòng. Hãy luyện tập với một người có thể cho bạn những lời khuyên bổ ích. Bạn cũng cần tập trước gương và bấm thời gian.
Gạch chân những phần của bài nói mà bạn muốn nhấn mạnh. Đánh dấu những chỗ bạn tạm nghỉ. Đảm bảo phải trình bày lưu loát, không nên “ậm ừ” quá nhiều trong khi phát biểu.
Không nên đọc bài diễn văn. Nếu bạn đọc, thì bài phát biểu của bạn rất dễ trở nên buồn tẻ. Bạn phải tự nhiên, say mê và hào hứng với bài diễn văn của mình. Hãy làm như bạn đang nói chuyện với thính giả, chứ không phải nói át họ. Hãy viết dàn ý bằng các từ hay cụm từ khóa trên phiếu làm mục lục, sau đó tập phát biểu. Bạn sẽ thấy yên tâm với các thông tin mà không cần đọc. Hãy nhìn vào thính giả 90% thời gian của buổi diễn thuyết, Nhìn vào thính giả trong những phút đầu tiên và cuối cùng của buổi diễn thuyết sẽ khiến họ chú ý đến bài phát biểu hơn và bạn cũng có thể nhấn mạnh được những điểm quan trọng của bài nói.
Hãy biến sự bối rối của bạn thành lợi thế. Bối rối là chuyện thường xảy ra. Cố gắng chuyển sự bối rối đó sang niềm say mê và hào hứng. Ngay trước khi diễn thuyết bạn có thể tập thở sâu để lấy lại bình tĩnh. Tập trung vào những đoạn chính của bài nói. Bạn không cần thiết phải nắm chặt tay, hãy làm cử chỉ thoải mái như khi bạn nói chuyện bình thường.
Dưới đây là hướng dẫn cho phần hỏi đáp.
Nhận câu hỏi từ tất cả thính giả chứ không chỉ từ một nhóm thính giả.
Lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và không biểu hiện thái độ phản ứng với câu hỏi.
Trả lời các câu hỏi một cách công bằng.
Nhắc lại tất cả các câu hỏi tích cực để mọi người đều nghe thấy câu hỏi đó. Nếu người hỏi đưa ra một câu hỏi không tích cực thì hãy diễn đạt lại câu hỏi đó theo hướng càng tích cực càng tốt.
Nhìn về phía tất cả thính giả khi trả lời chứ không nhìn riêng vào người đặt câu hỏi
Đừng để bị lôi kéo vào tình huống “một người hỏi-một người trả lời” hoặc cho phép một người hỏi mãi.
Trả lời câu hỏi càng đơn giản và thẳng vào vấn đề càng tốt.
Nếu bạn không trả lời được hãy nói là “Tôi không biết” và hoặc là hứa sẽ trả lời họ sau hay mời họ liên hệ lại với bạn.
Đừng hỏi lại họ xem bạn đã trả lời đúng câu hỏi của họ chưa. Khi bạn cảm thấy là mình đã trả lời xong thì hãy mời câu hỏi kế tiếp.
Không nên nói rằng “đây là câu hỏi cuối cùng”. Bạn sẽ kiểm soát được thính giả bằng cách tự mình quyết định đâu là câu hỏi cuối cùng. Luôn dành cho mình một phút tóm tắt lại những điều bạn đã nói. Khi kết thúc bài nói bạn cần nhấn mạnh vào những thông điệp tích cực mà bạn muốn thính giả cần ghi nhớ khi rời phòng họp báo.
Phát tài liệu vào cuối buổi diễn thuyết chứ không phải vào lúc mới bắt đầu.
Cần phải nhớ luôn tươi tỉnh. Nếu bạn tươi cười và tỏ ra thân thiện, nhiệt tình và sôi nổi thì thính giả cũng sẽ như vậy. Nếu bạn tỏ ra khó chịu và buồn tẻ thì thính giả cũng sẽ không hơn gì.
Khoa học công nghệ 
Tuổi trẻ và tình dục
Mudim Vietnamese typing mambot for Joomla 1.0.x
